Merkblatt Vereinsempfänge
Vom Zurückkehrenden Verein ist zu berücksichtigen:
Die ideale Zeit einer Rückkehr ist zwischen 18.00 und 20.00 Uhr. Eine frühere Ankunftszeit, besonders wenn sie mitten im Nachmittag liegt, macht das Aufbieten der Teil-
nehmenden sehr schwierig. In diesem Fall kann ein Empfang mit einer Musikformation leider nicht garantiert werden.
Aufgabe des ankommenden Vereins:
• Für den Empfang bei der Rückkehr von eidgenössischen Festen, sollte das Datum bereits
im Herbst des Vorjahres bekannt gegeben werden, damit es bei der Jahresplanung von
Harmonie- und Kadettenmusik berücksichtigt werden kann
• So früh wie möglich den Verkehrsverein benachrichtigen
• Rechtzeitige Angabe der genauen Zeit über die Rückkehr an den VVH (mindestens 3 Wochen
vor dem Empfang wegen Benachrichtigung aller Beteiligten)
• Informieren der Presse für die Berichterstattung
Aufgaben Verkehrsvereins:
• Platzreservation (Dorfplatzzelt) bei Liegenschaftsverwaltung
• Meldung beim Liegenschaftenamt wegen der Personaleinteilung (Mikrofonanlage,
öffentliche Toiletten)
• Meldung bei Gesundheits- + Umweltsekretär betreff zusätzlicher WC-Reinigung
• Reservation und Abklärung Aufbau Mikrofon bei Abwart Schinzenhof
• Absprache mit Harmoniemusik Helvetia bzw. Kadettenmusik
• Organisieren des Apéros nach Absprache mit dem Vereinspräsidenten
• Einladen und Aufbieten der Fahnendelegationen (mit Bekanntgabe des genauen Ablaufs)
• Inserat und Eintrag im Veranstaltungskalender als Einladung für die Bevölkerung
von Horgen
• Info an ankommenden Verein und begleitende Musik, mit genauem Ablauf des Empfanges
• Polizei benachrchtigen für die professionelle Verkehrsregelung
• Kurze Begrüssung durch einen Verteter des VVH im Rahmen des Empfanges
• Rechnung des Apéros visieren und zur Bezahlung an Gemeinde
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